Aðalfundur 2012

10. fulltrúaráðsfundur Aleflis
haldinn 27. apríl 2012 í fyrirlestrarsal Þjóðarbókhlöðu kl. 9:00


Formaður, Rósa S. Jónsdóttir, setti fund og bauð fulltrúa velkomna. Hún skipaði Elínu Kristbjörgu Guðbrandsdóttur sem fundarritara og var það samþykkt. Einnig voru mættar frá stjórn Aleflis þær Ásdís Hafstað og Unnur Valgeirsdóttir. Eftirtaldir fulltrúar stjórnunareininga mættu á fundinn: Gunnhildur K. Björnsdóttir, Helga Kristín Gunnarsdóttir, Nanna Þóra Áskelsdóttir og Margrét Björnsdóttir.

Fyrir fundinum lá aðeins eitt mál, tillögur að lagabreytingum félagsins sem lagabreytinganefnd hefur unnið að í vetur. Í lagabreytinganefnd sátu þær Ásdís Huld Helgadóttir, Halldóra Jónsdóttir og Ólöf Benediktsdóttir.
Rósa útskýrði breytingatillögurnar sem snúa að 1.-4. grein laga Aleflis.

1. grein var áður: Félagið heitir Alefli og er samstarfsvettvangur notenda Aleph-bókasafnakerfisins á Íslandi. Heimili þess og varnarþing er í Reykjavík
Breytingatillaga er svohljóðandi: Félagið heitir Alefli og er samstarfsvettvangur safna/þeirra sem njóta þjónustu Landskerfis bókasafna á Íslandi. Heimili þess og varnarþing er í Reykjavík.
Lagt til að nota frekar „safna sem njóta þjónustu“ en „þeirra sem njóta þjónustu“. ‚Þeirra‘ er nokkuð vítt hugtak og var það mat fundarmanna að orðið ‚söfn‘ ætti allt eins vel við.
Samþykkt með þessari breytingu.

2. grein var áður: Hlutverk félagsins er:
a) að miðla reynslu milli safna og vera málsvari notenda félagsins,
Breytingatillaga er svohljóðandi: a) að miðla reynslu milli safna og vera málsvari notenda þeirra kerfa sem Landskerfi bókasafna rekur.
Samþykkt samhljóða.

b) liður 2. gr. var áður: að samhæfa óskir og kröfur á hendur Landskerfi bókasafna hf. og framleiðendum Aleph-kerfisins og forgangsraða þeim,
Breytingatillaga er svohljóðandi: b) að samhæfa óskir og kröfur á hendur Landskerfis bókasafna og forgangsraða þeim.
Bent var á málfræðivillu í beygingu orðsins Landskerfi og lagt til að b) liður yrði svohljóðandi:
b) að samhæfa óskir og kröfur á hendur Landskerfi bókasafna og forgangsraða þeim.
Samþykkt með þessari breytingu.

c) liður 2. gr. var áður: að fylgjast með og hafa áhrif á þróun kerfisins,
Breytingatillaga er svohljóðandi: c) að fylgjast með og hafa áhrif á þróun þeirra kerfa sem Landskerfi bókasafna rekur.
Samþykkt samhljóða.

d) liður 2. gr. var áður: að vera tengiliður við erlend notendafélög Aleph, einkum önnur norræn félög.
Breytingatillaga var svohljóðandi: d) að vera tengiliður við erlend notendafélög sambærilegra kerfa, einkum önnur norræn félög.
Athugasemdir voru gerðar við af hverju ætti að leggja meiri áherslu á norrænt samstarf en t.d. samstarf við önnur lönd í Evrópu og víðar. Samstarf við önnur notendafélög hlyti að verða sjálfsprottið og ákvarðast af aðstæðum hverju sinni. Ákveðið að taka út „einkum önnur norræn félög.“
d) liður yrði þá svohljóðandi:
d) að vera tengiliður við erlend notendafélög sambærilegra kerfa.
Samþykkt með þessari breytingu.

3. grein var áður: Öll söfn sem nota Aleph-kerfið á Íslandi eru aðilar að félaginu.
Breytingatillaga er svohljóðandi: 3. gr. Allar stofnanir sem eiga aðild að Landskerfi bókasafna eru aðilar að félaginu.
Athugasemd kom fram um orðið stofnanir, það ætti ekki við í sumum tilfellum þar sem t.d. félagasamtök ættu aðild að Landskerfi bókasafna. Lagt var til að umorða málsgreinina í „Allir þeir sem eiga aðild ...“ en eftir nokkra umræðu var ákveðið að þarna skyldi standa „Öll söfn sem eiga aðild ...“
3. gr. yrði þá svohljóðandi:
3. gr. Öll söfn sem eiga aðild að Landskerfi bókasafna eru aðilar að félaginu.
Samþykkt með þessari breytingu.

4. grein var áður: Fulltrúaráð Aleflis er skipað einum fulltrúa frá hverri stjórnunareiningu, eins og þær eru myndaðar af Landskerfi bókasafna hf. Stjórnunareiningarnar skulu tilnefna fulltrúa sinn og einn til vara einum mánuði fyrir fulltrúaráðsfund hvert ár. Hver eining hefur eitt atkvæði óháð umfangi eða stærð.
Fulltrúaráð skal halda fund minnst árlega. Fulltrúaráð kýs þriggja manna stjórn og einn til vara úr sínum hópi. Stjórnarmenn skulu kosnir til tveggja ára í senn, tveir aðalmenn annað árið og einn aðalmaður og einn varamaður hitt árið. Aðalmenn og varamenn mega sitja í tvö kjörtímabil samfellt. Leitast skal við að stjórnina skipi fulltrúar ólíkra safnategunda. Stjórnin skiptir með sér verkum.
Stjórnin getur kallað áheyrnarfulltrúa frá Landskerfi bókasafna hf. á fundi ef hún telur þess þörf.
Breytingatillaga er svohljóðandi: Fulltrúaráð notendafélagsins er skipað sjö til átta fulltrúum frá mismunandi safnategundum. Skal einn var frá Borgarbókasafni og einn frá öðrum almenningsbókasöfnum, einn frá Landsbókasafni Íslands – Háskólabókasafni og einn frá öðrum háskólabókasöfnum, einn frá grunnskólasöfnum og einn frá framhaldsskólasöfnum, einn frá stjórnsýslu- og sérfræðisöfnum og einn ef þurfa þykir frá öðrum þeim söfnum eða stofnunum sem aðild eiga að Landskerfinu. Halda skal sanngjörnu jafnvægi fulltrúa milli landshluta. Safnategundirnar skulu tilnefna fulltrúa sinn og einn til vara einum mánuði fyrir fulltrúaráðsfund hvert ár.
Fulltrúaráð skal halda fund minnst árlega. Fulltrúaráð kýs þriggja manna stjórn og einn til vara úr sínum hópi. Stjórnarmenn skulu kosnir til tveggja ára í senn, tveir aðalmenn annað árið og einn aðalmaður og einn varamaður hitt árið. Aðalmenn og varamenn mega sitja í tvö kjörtímabil samfellt. Leitast skal við að stjórnina skipi fulltrúar ólíkra safnategunda. Stjórnin skiptir með sér verkum.
Stjórnin getur kallað áheyrnarfulltrúa frá Landskerfi bókasafna hf. á fundi ef hún telur þess þörf.

Rósa benti á að ekki væri hægt að skylda önnur aðildarsöfn til að taka þátt í starfi Aleflis en með því að setja þetta ákvæði inn í lögin væri opnað á þann möguleika. Í framhaldinu mætti svo hugsa sér fjölgun fulltrúa með lagabreytingu síðar ef fleiri söfn bættust við. Markmiðið með þessum lagabreytingum væri að gera virkja fulltrúaráðið betur og starfsemi þessi, að á bak við hvern fulltrúa verði starfandi virkar safnaheildir en ekki að kerfislegar forsendur ráði skipun fulltrúa í fulltrúaráð eins og hefur verið til þessa.
Ljóst er að ekki er hægt að ganga fram hjá Borgarbókasafni sem stærsta almenningsbókasafni landsins og Landsbókasafni Íslands-Háskólabókasafni sem leiðandi aðila í bókasafnamálum.
Samþykkt var að taka út orðið ‚stofnunum‘ í „einn ef þurfa þykir frá öðrum þeim söfnum eða stofnunum sem aðild eiga að Landskerfinu.“
Tekið er út að stjórnina skuli skipa fulltrúar ólíkra safnategunda, ekki er lengur þörf fyrir þetta ákvæði eftir þær breytingar sem verða á fulltrúaráðinu í kjölfar þessara lagabreytinga.
Mikil umræða varð um setninguna „Halda skal sanngjörnu jafnvægi milli landshluta.“ Spurningar vöknuðu um hvað fælist í sanngjörnu jafnvægi milli landshluta. Erfitt að halda jafnvægi þegar t.d. flestir háskólarnir eru á höfuðborgarsvæðinu en ekki má gleyma að nokkrir háskólar eru einnig úti á landi. Endanleg niðurstaða varð sú að bæta við í lok fyrstu setningar „og komi þeir sem víðast af landinu.“
Eftir umræður var lagt til að 4. grein myndi vera svohljóðandi:
Fulltrúaráð notendafélagsins er skipað sjö til átta fulltrúum frá mismunandi safnategundum og komi þeir sem víðast af landinu. Skal einn vera frá Borgarbókasafni og einn frá öðrum almenningsbókasöfnum, einn frá Landsbókasafni Íslands – Háskólabókasafni og einn frá öðrum háskólabókasöfnum, einn frá grunnskólasöfnum og einn frá framhaldsskólasöfnum, einn frá stjórnsýslu- og sérfræðisöfnum og einn ef þurfa þykir frá öðrum þeim söfnum sem aðild eiga að Landskerfinu. Safnategundirnar skulu tilnefna fulltrúa sinn og einn til vara einum mánuði fyrir fulltrúaráðsfund hvert ár.
Fulltrúaráð skal halda fund minnst árlega. Fulltrúaráð kýs þriggja manna stjórn og einn til vara úr sínum hópi. Stjórnarmenn skulu kosnir til tveggja ára í senn, tveir aðalmenn annað árið og einn aðalmaður og einn varamaður hitt árið. Aðalmenn og varamenn mega sitja í tvö kjörtímabil samfellt. Stjórnin skiptir með sér verkum. Stjórnin getur kallað áheyrnarfulltrúa frá Landskerfi bókasafna hf. á fundi ef hún telur þess þörf.

Samþykkt með þessum breytingum.

Fleiri tillögur að breytingum á lögum Aleflis lágu ekki fyrir. Haldinn verður framhaldsaðalfundur Aleflis næsta haust og var stungið upp á að tímasetja hann í tengslum við Landsfund Upplýsingar sem haldinn verður í lok september nk. Fyrir þann fund þurfa safnategundir að hafa skipað sína fulltrúa samkvæmt nýsamþykktum lögum og á fundinum sjálfum verður mynduð ný stjórn Aleflis.

Fyrir aðalfund þarf að kynna þessi nýju lög Aleflis fyrir öðrum aðildarsöfnum Landskerfis, t.d. Ljósmyndasafni Reykjavíkur og bjóða þeim aðild. Bókað er að stjórn boði fulltrúa annarra safna á vegum Landskerfis bókasafna á sérfund til að kynna þeim málið áður en kemur að aðalfundi.

Fundi slitið kl. 9.40.

Fundarritari: Elín Kristbjörg Guðbrandsdóttir.