Erindisbréf fulltrúaráðs Aleflis

Í lögum Aleflis – notendafélags Gegnis sem er samsarfsvettvangur safna er njóta þjónustu Landskerfis segir í 4. gr. undir lið III. Stjórn eftirfarandi:

„Fulltrúaráð notendafélagsins er skipað sjö til átta fulltrúum frá mismunandi safnategundum og komi þeir sem víðast af landinu. Skal einn vera frá Borgarbókasafni og einn frá öðrum almenningsbókasöfnum, einn frá Landsbókasafni Íslands - Háskólabókasafni og einn frá öðrum háskólabókasöfnum, einn frá grunnskólasöfnum og einn frá framhaldsskólasöfnum, einn frá stjórnsýslu- og sérfræðisöfnum og einn ef þurfa þykir frá öðrum þeim söfnum sem aðild eiga að Landskerfinu. Safnategundirnar skulu tilnefna fulltrúa sinn og einn til vara einum mánuði fyrir fulltrúaráðsfund hvert ár.

Fulltrúaráð skal halda fund minnst árlega. Fulltrúaráð kýs þriggja manna stjórn og einn til vara úr sínum hópi. Stjórnarmenn skulu kosnir til tveggja ára í senn, tveir aðalmenn annað árið og einn aðalmaður og einn varamaður hitt árið. Aðalmenn og varamenn mega sitja í tvö kjörtímabil samfellt. Stjórnin skiptir með sér verkum. Stjórnin getur kallað áheyrnarfulltrúa frá Landskerfi bókasafna hf. á fundi ef hún telur þess þörf."

Tilnefning fulltrúa:

1. Safnategundirnar tilnefna fulltrúa sinn einum mánuði fyrir fulltrúaráðsfund/aðalfund Aleflis ár hvert eins og segir í lögum Aleflis – notendafélags Gegnis.

2. Safnategundirnar skipti út fulltrúa sínum í fulltrúaráði eins oft og þurfa þykir. Mælst er til þess að þeir sitji í a.m.k. tvö ár til að tryggja að þekking og reynsla nái að byggjast upp í ráðinu áður en nýr fulltrúi er skipaður.

Hlutverk fulltrúa í fulltrúaráði Aleflis er að:

1. Vera tengiliður notenda við stjórn Aleflis og Landskerfis bókasafna hf. t.d með því að:

  • koma með ábendingar um efni á stjórnarfund

2. Miðla upplýsingum til notenda innan safnategundar t.d. með því að;

  • senda fundargerðir og tilkynningar til notenda, safna og stofnana
  • koma á fót póstlistum innan safnategunda

3. Boða og halda fundi innan safnategundar svo oft sem tilefni gefst til en þó ekki sjaldnar en einu sinni á ári t.d. fyrir aðalfund Aleflis þar sem tilnefndur er fulltrúi í fulltrúaráðið.

4. Halda fundargerðir og senda til stjórnar Aleflis.

Hlutverk stjórnar Aleflis við fulltrúaráð er að:

Miðla upplýsingum um starfsemina t.d. með því að:

  • senda tilkynningar til fulltrúa um nýtt efni á vef Aleflis
  • senda út dagskrá og fundargerðir stjórnarfunda
  • hvetja fulltrúa til að senda inn ábendingar og tillögur að efni sem taka má fyrir á fundum stjórnar
  • kalla eftir tillögum um lagabreytingar sex vikum fyrir aðalfund Aleflis

Reykjavík, 24. maí 2013
f.h. stjórnar Aleflis
Ásdís H. Hafstað

Erindisbréf fulltrúaráðs 2004-2013